Partes24 Recibe, deriva, firma y archiva la correspondencia de la institución. Cada documento con su correlativo, su plazo y el registro completo de quién lo vio, cuándo y qué hizo con él.

El problema que resuelve

En la mayoría de los municipios la oficina de partes sigue funcionando con un libro, un correo y una carpeta compartida. Nadie sabe con certeza dónde está un oficio, quién lo tiene hace tres semanas ni qué se respondió. Cuando llega una solicitud de transparencia o una auditoría, reconstruir el recorrido de un documento toma días.

Qué hace

Lo que el sistema hace hoy, no en una versión futura.

• Oficina de partesIngreso de documentos externos con correlativo anual, libro de ingresos exportable a Excel y derivación inmediata a la unidad que corresponde.
• Flujo de visación y firmaCadena ordenada de visadores y firmantes, con observaciones en cada paso y rechazo que devuelve el documento a su autor.
• Firma electrónica avanzadaIntegración con FirmaGob de SEGPRES, con firma propia de respaldo que entra automáticamente si el servicio del Estado no responde.
• Expediente electrónicoVersiones con autor y nota, comparación entre versiones, restauración de cualquiera de ellas y hash por pieza.
• Despacho a otras institucionesEnvío por DocDigital desde el expediente firmado y recepción en el libro de partes, con folio y estado.
• Trazabilidad completaCreación, ediciones, accesos, descargas, visaciones, firmas, derivaciones y despacho quedan registrados con usuario, IP y fecha.

Detalle de funcionalidades

Para revisar contra unas bases técnicas.

• Tipos documentales configurables, con plantilla propia cada uno
• Firma masiva con aviso de los documentos que no se pudieron procesar
• Subrogancias con vigencia y decreto: el subrogante resuelve los pendientes del titular
• Documento reservado, visible solo para el autor y los participantes del flujo
• PDF externos con numeración, estampado y QR de validación verificable en línea
• Dos identificadores por documento: alfanumérico por tipo y año, y correlativo incremental
• Búsqueda avanzada con operadores lógicos, de proximidad y consultas guardadas
• Vocabularios controlados y palabras clave
• Exportación XML por documento con mapeo a Dublin Core
• Exportación masiva en ZIP con XML, PDF, adjuntos y checklist de hash
• Panel de gestión con carga por dirección y semáforo de vencimientos
• Informe Excel del estado de trámite, con una hoja por dirección
• Notificaciones por correo de ingresos, derivaciones y pendientes de firma
• Auditoría de accesos con inicio y cierre de sesión, intentos fallidos y cierre por inactividad
• Antivirus sobre los archivos que se suben
• Asistente de migración desde el sistema en uso, con piloto y muestreo